प्रकरण 2 . सहकारी संस्थेच्या सचिवाचा पत्रव्यवहार
(Secretarial Correspondence of Co-operative Society)
प्रस्तावना
सहकारी संस्थेचा सचिव हा संस्थेच्या दैनंदिन कामकाजातील अत्यंत महत्त्वाचा पदाधिकारी असतो. संस्थेचा महत्त्वाचा पदाधिकारी म्हणून सचिवालाअनेक महत्त्वपूर्ण जबाबदाऱ्या पार पाडाव्या लागतात. त्याला संस्थेचे हिशेब व पत्रव्यवहार हा काळजीपूर्वक पाहावा लागतो. सहकारी संस्था ही एक व्यावसायिक संस्था असल्याने तिचे यश संस्थेच्या हिशेब पत्रव्यवहारावर अवलंबून असते.आधुनिक काळात मोबाईल, फॅक्स, इंटरनेट, ईमेल इ. अत्यंत जलद संदेशवहनाची अनेक साधने असूनही आज पत्रव्यवहाराचे महत्त्व टिकून आहे. व्यावसायिक क्षेत्रात आपल्या संस्थेची प्रतिमा चांगली निर्माण करण्यासाठी उत्तम पत्रव्यवहार उपयोगी पडतो. सहकारी संस्थेचे सभासद, संचालक, पदाधिकारी व नोकरवर्ग, निबंधक तसेच व्यावसायिक जगतातील इतरांच्या बरोबर सहकारी संस्थेचा सचिव सलोख्याचे संबंध निर्माण करू शकतो. तसेच सहकारी संस्थेचा पत्रव्यवहार हा संस्थेच्या प्रवर्तनापासून ते संस्था अस्तित्वात असेपर्यंत सतत सुरू असतो. या सर्व गोष्टींचा विचार करता सहकारी संस्थेच्या सचिवाच्या पत्रव्यवहाराची माहिती घेणे आवश्यक ठरते.
सचिवाचा पत्रव्यवहार
सहकारी संस्थेमध्ये पत्रव्यवहार हा स्वतंत्र विभाग असतो.सचिवाच्या नियंत्रणाखाली पत्रव्यवहार खाते चालते. सहकारी संस्थेचा सचिव हा चिटणीस, सेक्रेटरी या नावाने देखील ओळखला जातो. पत्रव्यवहार विभागातील नोकरवर्ग पत्रव्यवहाराचे काम पाहताे. परंतु काही महत्त्वाची पत्रे लिहिण्याचे काम स्वतः सचिवाला करावे लागते. सहकारी संस्थेचे सभासद, संचालक, निबंधक, विमा कंपन्या, बँका व इतर वित्तीय संस्था इ.अनेकांबरोबर सतत पत्रव्यवहार करावा लागतो. सहकारी संस्था ही व्यावसायिक संस्था असल्याने सचिवाला व्यावसायिक पत्रव्यवहार करताना अनेक महत्त्वाच्या गोष्टींकडे बारकाईने लक्ष द्यावे लागते. पत्रव्यवहारामुळे पैसा, वेळ व श्रमात बचत होते. संस्थेची उलाढाल वाढते. सचिवाने अन्य घटकांशी केलेला पत्रव्यवहार हा भविष्यकाळात लेखी व कायदेशीर पुरावा म्हणून उपयोगी पडतो. इतरांना नकारात्मक उत्तरे देणे शक्य होते.विविध कायद्यांतील तरतुदींची पूर्तता होऊ शकते. आपल्या सहकारी संस्थेशी संबंधित असणाऱ्या सर्वघटकांशी योग्य संबंध ठेऊन संस्थेच्या व्यवसायात वाढ करता येते.
अर्थ
संदेशवहनाची अनेक साधने आहेत. पत्रव्यवहार हे संदेशवहनाचे साधन आहे.डेव्हीस यांच्या मते संदेशवहन म्हणजे “एका व्यक्तीकडून दुसऱ्या व्यक्तीकडे माहिती व विचार पाठविण्याची प्रक्रिया होय.”पत्रव्यवहाराचे खाजगी पत्रव्यवहार, कार्यालयीन पत्रव्यवहार व व्यावसायिक पत्रव्यवहार असे तीन प्रकार आहेत. व्यवसायाचे यश हे पत्रव्यवहारावर अवलंबून असल्याने हा पत्रव्यवहार आदर्श असावा. तसेच पत्रव्यवहार करताना संस्था व पत्रवाचक यांच्या हितसंबंधांचा विचार करून योग्य भाषेत उत्तरे लिहिणे आवश्यक ठरते. व्यावसायिक पत्रे संक्षिप्त पण परिपूर्ण असावी.
1) शीर्षक : व्यावसायिक पत्र लिहिणाऱ्या सहकारी संस्थेचे नाव हे पत्राच्या अगदी वरच्या बाजूस ठळक मथळ्यामध्ये मध्यभागी दिले जाते. सहकारी संस्थेचे नाव, मुख्य कार्यालयाचा पत्ता, बोधचिन्ह, ई-मेल, फोन नंबर, फॅक्स, संकेतस्थळ यांचा समावेश होतो.
2) दिनांक: प्रत्येक पत्रावर दिनांक असणे आवश्यक असते. सर्वसाधारणपणे दिनांक हा शीर्षकाखाली उजव्या बाजूला लिहिला जातो. दिनांक दोन पद्धतीने लिहिला जातो. उदाहरणार्थ, ब्रिटिश पद्धतीनुसार तो २५ मे, २०१९ असा लिहिला जातो तर अमेरिकन पद्धतीनुसार तो मे २५, २०१९ असा लिहिला जातो. आपल्याकडे ब्रिटिश पद्धत ही अधिक लोकप्रिय असून तिचा वापर मोठ्या प्रमाणावर केला जातो. पत्रात दिनांक असल्याशिवाय अशी पत्रे न्यायालयात लेखी पुरावा म्हणून ग्राह्य धरली जात नाही.
3) जावक क्रमांक : व्यावसायिक पत्र लिहिताना त्याचा जावक क्रमांक टाकावा लागतो. पत्र लिहून झाल्यानंतर त्याची नोंद पत्र पाठविण्यापूर्वी जावक रजिस्टरमध्ये करावी लागते. जावक क्रमांक लिहिण्याची पद्धती पुढीलप्रमाणे आहे. उदा;
जावक क्रमांक - क/७०/२०१९ क- कर्ज, पत्र क्रमांक ७० आणि वर्ष २०१९
4) अंतर्गत पत्ता : ज्या व्यक्तीला पत्र पाठवायचे आहे. त्या व्यक्ती अगर संस्थेच्या नावाचा व पत्त्याचा यामध्ये समावेश असतो. तसेच हा पत्ता डाव्या बाजूला लिहिला जातो. अंतर्गत पत्ता पुढीलप्रमाणे लिहिला जातो.
श्री.रविंद्र महादेव सूर्यवंशी
मु.पो. दत्तवाडी,
ता. करवीर
जि.कोल्हापूर - ४१६ ५०७
5) विषय: विषयावरून पत्राची ओळख होते. पत्राचा विषय थोडक्यात दिला पाहिजे. उदाहरणार्थ,
विषय - कर्ज मंजुरीबाबत
6) संदर्भ : संदर्भ आवश्यकतेनुसार देतात. उदाहरणार्थ संदर्भ - आपला दि. २ मे, २०१९ चा कर्ज मागणी अर्जक्र. क/२१०/२०१९
7) अभिवादन : पत्रवाचकासाठी जे सौजन्यपूर्ण शब्द वापरण्यात येतात त्यांना अभिवादन असे म्हणतात. या शब्दांमध्ये महोदय, माननीय, महाशय, महोदया, इत्यादी शब्दांचा समावेश असतो.
8) पत्राचा मुख्य भाग : व्यावसायिक पत्र लिहिताना ते अत्यंत थोडक्यात लिहिणे आवश्यक असते. पत्रलेखकाने गरजेनुसार दोन अगर जास्तीत जास्त तीन परिच्छेदांमध्ये पत्र पूर्ण करणे आवश्यक असते. यामध्ये पहिल्या परिच्छेदात पत्राचा हेतू असतो. दुसऱ्या परिच्छेदात पत्राचा आशय स्पष्ट व सोप्या भाषेत मांडला जातो.तर तिसऱ्या परिच्छेदात मजकुराचा समारोप असतो.
9) सौजन्यपूर्ण समारोप : पत्र पूर्ण करण्याचा नम्र मार्ग आहे. पत्र पूर्ण करण्याच्या प्रक्रियेत आभारपूर्वक शेवट असतो. हा पत्राच्या शेवटी उजव्या बाजूला परंतु सहीच्या वरती लिहिला जातो. त्यासाठी आपला विश्वासू, आपला नम्र इत्यादीपैंकी एका शब्दाचा वापर केला जातो.
10) स्वाक्षरी/सही : आभारपूर्वक शब्दाच्या खाली पत्राच्या उजव्या बाजूस पत्रलेखकाची सही असते. या सहीमुळे पत्राला कायदेशीर स्वरूप प्राप्त होते.
11) सहपत्रे/सोबत : मुख्यपत्रासोबत जोडलेल्या कागदपत्रांना सहपत्रे म्हणतात. ही सहपत्रे पत्राच्या समारोपा नंतर डाव्या बाजूला समासाला लागून लिहिली जातात. उदाहरणार्थ, लाभांश वाटपााचे सभासदास पत्र पाठविताना त्या पत्रासोबत लाभांश अधिपत्र क्र. ४१२ इत्यादी. कागदपत्रे पाठवावी लागतात.
12) आद्याक्षरे : व्यावसायिक पत्र हे संगणकीय असेल तर टंकलेखन करणाऱ्या व्यक्तीच्या नावाची आद्याक्षरे पत्राच्या शेवटी डाव्या बाजूला समासाला लागून असतात. जर टंकलेखनात चुका झाल्यास संबंधित व्यक्तीला जबाबदार धरले जाते. काही सहकारी संस्था याचा वापर करताना आढळून येतात.
13) प्रतिलिपी/ माहितीसाठी प्रत : प्रसंगी व्यावसायिक पत्राच्या प्रती माहितीसाठी इतरांना पाठवाव्या लागतात. त्याची माहिती यात देतात. उदा. मा. निबंधक, सहकारी संस्था, पुणे यांना माहितीसाठी सादर
पत्रलेखन ही एक कला आहे.वरील मुद्‌द्यांचा वापर करून व्यावसायिक पत्र लिहावे लागते. पत्रव्यवहारावर सहकारी संस्थांचे व्यवसायिक यश अवलंबून असते.
सचिवाचा पत्रव्यवहार :
महाराष्ट्र सहकारी कायदा 1960 नुसार सहकारी संस्थेचे सभासदत्व व्यक्ती व संस्थांना दिले जाते. सहकारी संस्थेच्या सभासदाबरोबर व्यवसायिक कारणांसाठी पत्रव्यवहार करावा लागतो. त्यापैकी काही महत्त्वाच्या पत्रांचा अभ्यास आपण करणार आहोत.
सभासदांशी पत्रव्यवहार :-
1) सभासदत्व मंजुरीचे पत्र
2) सभासदत्व नामंजूरीबाबतचे पत्र
3) भाग हस्तांतरणाबाबतचे पत्र
4) कर्जमंजुरी बाबतचे पत्र
5) कर्जथकबाकीदारास स्मरण पत्र
6) पहिली साधारण मंडळ सभेची
7) अधिमंडळाच्या वार्षिक सभेची सूचना व कार्यक्रमपत्रिका
8) लाभांश वाटपासंबंधीचा पत्रव्यवहार
9) अधिमंडळाची विशेष सभेची सूचना व कार्यक्रम पत्रिका
संचालकाशी/व्यवस्थापन समितीशी पत्रव्यवहार :-
1) व्यवस्थापन समितीच्या संचालकाला व्यवस्थापन समितीच्या सभेची सूचना व कार्यक्रमपत्रिका
2) व्यवस्थापन समितीच्या सभेची तारीख बदलण्या बाबत एका संचालकाने केलेल्या विनंती पत्रास उत्तर देणारे पत्र
3) व्यवस्थापन समितीच्या सभेला गैरहजर असणाऱ्या संचालकास सभेचे माहिती देणारे पत्र
4) संचालकास उपसमितीच्या सभेची सूचना देणारे पत्र
निबंधकाशी पत्रव्यवहार :-
1) नियोजित सहकारी संस्थेसाठी नाव राखून ठेवण्या बाबत पत्र
2) सहकारी संस्थेच्या नोंदणीसंबंधीचे पत्र
3) सहकारी संस्थेच्या पोटनियमावलीत दुरुस्तीस मान्यता देणारे पत्र