सहकारी संस्थेच्या सभा
सहकारी संस्था ही सभासदांचे लोकशाही संघटन असते. त्यामुळे सहकारी संस्थांचा कारभार लोकशाही पदधतीने चालविला जातो. सहकारी संस्थेमध्ये व्यवसायाची मालकी असंख्य भागधारकांच्या हाती सोपविलेली असते. कोणत्याही एका वैयक्तिक भागधारकाला व्यवसायाचे निर्णय घेता येत नाही. संस्थेची ध्येयधोरणे निश्चित करण्यासाठी सभासदांनी एकत्र येऊन चर्चा करायची असते. सभेशिवाय कोणतेही निर्णय घेतले जात नाही. संस्थेचे सर्वनिर्णय सभा घेऊन त्यामध्ये सर्वांनी संबंधित विषयावर चर्चा करून ठराव संमत केले जातात.
सहकार कायद्यानुसार संस्थेच्या कारभारासंबंधीचे सर्वसाधारण धोरण व निर्णय घेण्याचे सर्व अधिकार सभासद व व्यवस्थापन समितीला असतात. ध्येयधोरण ठरविण्यासाठी व निर्णय घेण्यासाठी त्या समूहाने एकत्र येणे आवश्यक असते.म्हणून विशिष्ट उद्देशाने ठरवून एकत्र येण्यासाठी सभा बोलविण्यात येते.“विशिष्ट उद्देशाने पूर्व नियोजित ठिकाणी दोन किंवा आधिक व्यक्तींनी एकत्र येऊन विशिष्ट विषयांवर चर्चा करून निर्णय घेणे यास सभा असे म्हणतात .’’
“दोन किंवा अधिक व्यक्तींनी कायद्याला मान्य असलेल्या उद्देशाने सर्वसाधारण प्रश्नांवर चर्चा करण्यासाठी एकत्र येणे म्हणजे सभा होय.”
“सहकारी संस्थेच्या विद्यमान सभासदांना संस्थेच्या अधिकृत पत्त्यावर, विशिष्ट दिवशी व विशिष्ट वेळी ठरावीक तारखेपूर्वी निश्चित केलेल्या विषयावर चर्चा करण्यासाठी एकत्र बोलावून,अशा विषयावर सविस्तर चर्चा केली जातेव त्यावर निर्णय घेतलेजातात त्यास सभा असे म्हणतात.”
२ सहकारी संस्थांच्या सभांचे प्रकार : (Types of Meetings of Co-operative Societies) :
महाराष्ट्र सहकारी संस्था कायदा १९६० व नियम १९६१ अन्वये सहकारी संस्थांच्या सभांचे अ) सभासदांच्या सभा ब) व्यवस्थापन समितीच्या सभा असे दोन प्रकार पडतात.संस्थेच्या कारभारावर नियंत्रण ठेवण्याच्या दृष्टीने सभासदांच्या सभा महत्त्वाच्या असतात. तसेच संस्थेचे दैनंदिन कामकाज चालविण्याच्या दृष्टीने व्यवस्थापन समितीच्या सभा महत्त्वाच्या असतात. सहकारी संस्थेला घ्याव्या लागणाऱ्या सभांचे प्रकार पुढीलप्रमाणे आहेत.
अ) सभासदांच्या सभा : सहकारी संस्थेच्या ज्या सभेला सर्व सभासदांनी उपस्थित राहून सभेच्या कामकाजात भाग घेण्याचा अथवा मतदानाचा हक्क असतो.त्या सभेला सभासदांच्या सभा असे म्हणतात. या सभांना सर्वसाधारण सभा (Genral Meetings) या नावाने संबोधले जाते.
सहकारी संस्थेची उद्‌दिष्ट्ये साध्य करण्यासाठी सर्वसाधारण धोरण ठरविण्याचा अधिकार सभासदांना असतो.सभासदांच्या सर्वसाधारण सभा सार्वभौम व सर्वोच्च अधिकाराच्या असल्यामुळे या सभांमधील निर्णय व्यवस्थापन समितीला अमलात आणावे लागतात. सहकारी संस्थेतील सभासदांच्या सभांबाबत तरतुदी महाराष्ट्र सहकारी संस्था कायद्यातील कलम ७५ व ७६ मध्ये आणि नियम ५९ ते ६३ मध्ये दिलेल्या आहेत.
सभासदांच्या सभा या सहकारी संस्थेच्या सर्व सभासदांसाठीच्या सभा असतात. सहकारी संस्थेची उद्‌दिष्टे व धोरणे यानुसार सभासद सभांमधून निर्णय घेतात. सभेमध्येयेणारे ठराव, दुरुस्त्या, सुधारणा यांवर सभासदांमध्ये चर्चा होते आणि ठराव मंजूर केले जातात. म्हणून सभासद हा त्यांच्या सभेतील एक महत्त्वाचा घटक असतो.
सभासदांच्या सभा पुढील प्रकारच्या असतात .
१) पहिली साधारण मंडळ सभा / नियामक सभा : महाराष्ट्र सहकारी संस्था कायदा १९६० च्या कायद्यातील नियम ५९ नुसार सहकारी संस्थेची नोंदणी झाल्याच्या तारखेपासून तीन महिन्यांच्या आत जी सभा बोलविली जाते तिला पहिली साधारण मंडळ सभा/ नियामक सभा असे म्हणतात. नोंदणीनंतर संस्थेचे कायदेशीर अस्तित्व सुरू होते. प्रत्येक सहकारी संस्थेला कायद्यानुसार अशी सभा बोलवावी लागते.ही सभा सहकारी संस्थेच्या आयुष्यात फक्त एकदाच घेतली जाते. सहकारी संस्थेच्या मुख्य प्रवर्तकाला पहिली साधारण मंडळ सभा बोलवावी लागते.मुख्य प्रवर्तकाने पहिली साधारण मंडळ सभा बोलविण्यात कसूर केल्यास सहकार निबंधक आपल्या अधिकारात अशी सभा बोलवू शकतात अथवा कोणत्याही अधिकृत व्यक्तीस अशी सभा बोलविण्याचा आदेश देऊ शकतात.
पहिल्या साधारण मंडळ सभेपुढील कामकाज :
१) सभेच्या अध्यक्षाची निवड करणे.
२) सहकारी संस्थेच्या नोंदणीची सभासदांना कल्पना देणे.
३) सहकार निबंधकाने सहकारी संस्थेसाठी मंजूर केलेले पोटनियम /उपविधी स्वीकारणे.
४) सहकारी संस्थेच्या अधिनियमातील तरतुदीस अधीन राहून रितसर निवडणुका होईपर्यंत हंगामी व्यवस्थापन समितीची एका वर्षासाठी निवड करणे.
५) संस्था स्थापनेसाठी झालेल्या प्राथमिक खर्चास मान्यता देणे.
६) हिशेबपत्रक स्वीकारणे आणि सभेच्या तारखेच्या १४ दिवस आधी प्रवर्तकाने केलेल्या सर्व व्यवहारांबाबतचे प्रतिवृत्त सादर करणे.
७) प्रवर्तकांच्या नावाने असणारे जिल्हा मध्यवर्ती सहकारी बँकेतील खाते संस्थेच्या नावे हस्तांतरित करणे .
८) नवीन सभासदांना प्रवेश देणे.
९) सभासदांना द्यायच्या कर्जाची मर्यादा ठरविणे.
१०) पुढील वर्षासाठीचे अंदाजपत्रक मंजूर करणे .
११) अध्यक्षांच्या परवानगीने ऐनवेळी येणारे विषय .
पहिली साधारण मंडळ सभा ही संस्था स्थापनेचा हेतू व उद्देश सफल होण्याच्या दृष्टीने आयोजित केली जाते . शिवाय या सभेत संस्थेला आकार व दिशा देण्याचे काम केले जाते.
२) अधिमंडळाची वार्षिक सभा / सर्वसाधारण सभा : प्रत्येक सहकारी संस्थेने महाराष्ट्र सहकारी संस्था कायदा १९६० कलम ७५ नियम ६० नुसार सहकारी संस्थेचे आर्थिक वर्ष संपल्यानंतर सहा महिन्यांच्या आत सभासदांची अधिमंडळाची वार्षिक सभा बोलविली पाहिजे. या सभेलाच अधिमंडळाची वार्षिक सभा / सर्वसाधारण सभा असे म्हणतात. ही सभा दरवर्षी बोलविली जाते.सहकारी संस्थेचे आर्थिक वर्ष ३१ मार्चला संपते. आर्थिक वर्ष संपल्यानंतर ४५ दिवसांच्या आत संस्थेची वार्षिक हिशेब पत्रके पूर्ण करावी लागतात व चार महिन्यांच्या आत संस्थेचे लेखापरीक्षण करून घेणे बंधनकारक असते ui. अधिमंडळाची वार्षिक सभेची सूचना सचिवाने सर्व सभासदांना उपविधीतील तरतुदीनुसार सभेपूर्वी किमान १४ दिवस आधी द्यावी लागते. या सभेची सूचना संबंधित लेखापरीक्षकाला सुद्धा द्यावी लागते. आवश्यकता वाटल्यास तो हिशोबासंबंधीचा खुलासा करण्यासाठी या सभेला हजर राहू शकतो. सहकार कायद्याने सभासदांना मालक म्हणून दिलेल्या अधिकारांचा वापर या सभेत सामूहिकरीत्या करून संस्थेच्या वर्षभरातील कामकाजाचा आढावा घेता येतो. सर्वसाधारण सभासद व क्रियाशील सभासद यांना सर्वसाधारण सभेमध्ये उपस्थित राहता येते. संस्थेच्या व्यवस्थापन समितीने वर्षभरातील केलेल्या कामकाजाचे मूल्यमापन करता येते .
पहिल्या साधारण सभेव्यतिरिक्त संस्थेच्या इतर सर्वसाधारण सभा सचिव किंवा उपविधीद्वारे आणि तद्वन्वये अशा सभा बोलविण्यासाठी प्राधिकृत करण्यात आलेला कोणताही अधिकारी निबंधकाला सूचना देऊन कलम ७५ मधील पोटकलम(१) मध्ये नमुद केलेल्या कालावधीमध्ये भरवील. पूर्वीच्या कलम ७५ मध्ये वार्षिक सभेस मुदतवाढ देण्याची तरतूद होती व त्याचा अधिकार शासनास होता परंतु नवीन दुरुस्तीन्वये कोणत्याही परिस्थितीत संस्थेच्या समितीस संस्थेचे आर्थिक वर्ष संपल्यापासून ६ महिन्यांच्या आत म्हणजेच ३० सप्टेंबरपर्यंत अधिमंडळाची वार्षिक सभा घेणे बंधनकारक असते .
अधिमंडळाची वार्षिक सर्वसाधारण सभेचे कामकाज :
१) सभेच्या अध्यक्षाची निवड करणे.
२) मागील सभेचे इतिवृत्त /सभावृतांत वाचून कायम करणे.
३) रिक्त होणाऱ्या संचालकांच्या जागी नवीन संचालकांची निवड करणे.
४) मागील आर्थिक वर्षाचे जमा -खर्च, नफा तोटा खाते व ताळेबंद पत्रक व हिशोब तपासनिसाचा अहवाल इत्यादींना मंजुरी देणे.
५) मागील आर्थिक वर्षाचा लेखापरीक्षण अहवाल, आधीच्या लेखापरिक्षणाचा दोष दुरुस्ती अहवाल व समिती अहवाल स्वीकृतीसाठी ठेवणे. वार्षिक अहवालास मंजुरी देणे .
६) पुढील आर्थिक वर्षासाठी अंदाजपत्रकास मंजुरी देणे.
७) लाभांशाचा दर ठरविणे व जाहीर करणे.
८) संस्थेच्या अंतर्गत हिशेब तपासणीची व्यवस्था करणे.
९) थकबाकीदार सभासदांवर कायदेशीर कारवाई करणे.
१०) सभासदांना द्यायच्या कर्जाची मर्यादा ठरविणे.
११) संस्थेच्या शिल्लक रकमेच्या विनियोगासाठीच्या योजनेवर चर्चा करणे.
१२) अधिनियमाच्या किंवा कोणत्याही नियमाच्या तरतुदीनुसार, नियमानुसार निबंधकाने मागविलेली इतर कोणतीही माहिती सभेपुढे ठेवणे.
१३) संचालक मंडळ सदस्य व त्यांच्या नातेवाइकांना दिलेल्या कर्जखात्यांची माहीती देणे.
१४) निबंधकांनी जाहीर केलेल्या पॅनेलमधील मान्यताप्राप्त लेखापरीक्षकाची चालू आर्थिक वर्षाचे लेखापरीक्षण करण्यासाठी नेमणूक करणे.
१५) अध्यक्षांच्या परवानगीने ऐनवेळी येणाऱ्या विषयावर चर्चा करणे.या सभेत संस्थेने आर्थिक वर्षात केलेल्या संपूर्ण कामकाजाचे मूल्यमापन केले जाते आणि सहकारी संस्थेच्या भविष्यकालीन योजना निश्चित केल्या जातात. म्हणून अधिमंडळाच्या वार्षिक सभेला अनन्यसाधारण महत्त्व असते.
३) अधिमंडळाची विशेष सभा / विशेष साधारण सभा :सहकार कायद्यातील कलम ७६ नुसार ही सभा बोलविली जाते. अत्यंत तातडीच्या कामासाठी बोलविण्यात आलेली सभा म्हणजे अधिमंडळाची विशेष सभा होय.
दोन वार्षिक सर्वसाधारण सभांच्या मधील काळात होणाऱ्या सभांना अधिमंडळाची विशेष सभा असे म्हणतात. या सभा विशेष कामकाजासाठी भरविल्या जातात. काही तातडीच्या विषयांना सभासदांच्या सभेची मान्यता घेणे आवश्यक असते आणि त्यासाठी पुढील अधिमंडळाच्या वार्षिक सभेपर्यंत वाट पाहता येत नाही.म्हणूनच सभासदांची विशेष सभा बोलविली
जाते .
कलम ७६(१) मध्ये अधिमंडळाची विशेष सर्वसाधारण सभा कोणास बोलविता येईल याची तरतूद आहे. सहकारी संस्थेचे अध्यक्ष किंवा व्यवस्थापन समितीला बहुमताने एक महिन्याच्या मुदतीत खालीलप्रसंगी अशी सभा बोलविता येते.
अ) सहकारी संस्थेच्या १/५ सभासदांनी किंवा उपविधीतील तरतुदीनुसार विशेष सभेची मागणी करण्यासाठी नमूद करण्यात आलेली सभासद संख्या यापेक्षा जी संख्या कमी असेल त्या संख्येने सभासदांनी लेखी मागणी केल्यानंतर किंवा
ब) सहकार निबंधकाच्या सूचनेनुसार किंवा
क) सहकारी संस्था संघीय संस्थेची सभासद असेल तर संघीय संस्थेचा अधिकारी किंवा
ड) व्यवस्थापन समितीने सूचना केल्यास.
सहकारी संस्थेच्या पोटनियमातील तरतुदीनुसार सभासदांनी मागणी केलेली अधिमंडळाची विशेष सभा बोलविण्यात आली नाही,तर सहकार निबंधक किंवा त्यांनी नियुक्त केलेल्या अधिकाऱ्यास अशी सभा बोलविण्याचा अधिकार असेल आणि अशा प्रकारे बोलविण्यात आलेली सभा व्यवस्थापन समितीने रितसर बोलविली आहे असे मानले जाईल. विशेष अधिमंडळाची सभा ७ दिवस अगोदर लेखी स्वरूपात सर्व सभासदांना सूचना देऊन बोलावली जाईल.
अधिमंडळाच्या विशेष सर्वसाधारण सभेपुढील कामकाज :
१) सहकारी संस्थेच्या पोटनियमात दुरुस्ती करणे.
२) सहकारी संस्थेच्या पोटनियमातील जबाबदारी कलमात बदल करणे .
३) संस्थेच्या नावात बदल करणे.
४) सहकारी संस्थेचे हस्तांतर,विसर्जन ,रूपांतर किंवा एकत्रीकरण करणे.
५) सहकारी संस्थेच्या अधिकृत भागभांडवलात वाढ करणे व भागांचे दर्शनी मूल्य वाढविणे.
६) सहकारी संस्थेच्या विकास प्रकल्पांना मान्यता देणे.
७) सहकारी संस्थेच्या पदाधिकाऱ्याविरुद्ध अविश्वासाचा ठराव आल्यास त्यावर विचार करणे .
८) निबंधकांच्या आदेशानुसार त्यांनी सुचविलेल्या कामकाजासाठी सभा घेणे.
९) शासनाच्या नवीन धोरणांची अंमलबजावणी करणे.
संस्थेत विशेष कारणासाठी,अचानक उदभवलेल्या परिस्थितीवर निर्णय घेण्यासाठी अधिमंडळाची विशेष सभा बोलविली जाते. या सभेत व्यवस्थापन समित्याच्या ठरावाविरुद्ध,शिफारशीविरुद्ध ठराव सुद्धा मंजूर होऊ शकतात .
४) अंतिम सर्वसाधारण सभा /शेवटची सभा - :
सहकारी संस्थेच्या आणि सभासदांच्या आयुष्यातील ही अखेरची सभा असते. सहकारी संस्थेच्या विसर्जनाची प्रक्रिया पूर्ण झाल्यानंतर ही सभा बोलविली जाते. अंतिम सर्वसाधारण सभा म्हणजे सहकारी संस्थेचा कायदेशीर शेवट असतो. सहकारी संस्था बंद करायची असेल तर संस्थेच्या विसर्जनाचे काम करण्यासाठी निबंधक ॠणपरिशोधकाची नेमणूक करतो. या सभेसाठी गणसंख्येची कोणतीही अट नसते.संस्थेचे समाप्तीकरण तीन प्रकारचे असू शकते. १. स्वखुषीने २. सक्तीने ३. निबंधकाच्या आदेशानुसार समापन (व्यवहार गुंडाळणे ) करणे. या सभेत संस्थेच्या विसर्जन प्रक्रियेचा आढावा घेतला
जातो. संस्थेच्या कारभारात आलेल्या अपयशाची कारणे दिली जातात. संस्थेची येणी किंवा देणी पूर्ण झाल्यानंतर जर काही रक्कम शिल्लक राहत असेल तर त्याची माहिती व रकमेचा विनियोग इत्यादी बाबींवर चर्चा होते. संस्थेसाठी नेमण्यात आलेला
विलयनअधिकारी किंवा ऋणशोधन अधिकारी विसर्जनाची प्रक्रिया पूर्ण झाल्यानंतर ही सभा बोलवितो. सहकारी संस्थेच्या आयुष्यातील ही शेवटची सभा असते. कारण या सभेनंतर ऋणपरिशोधकाच्या अहवालाच्या आधारे संबंधित संस्था बंद झाल्याचा आदेश सहकार निबंधक देतात.सहकारी संस्था तोट्यात चालत असेल, तिची आर्थिक स्थिती गंभीर असेल, संस्थेची उद्‌दिष्टे सफल झाली नसतील किंवा सभासदांचे हितसंवर्धन करण्यात संस्थेला अपयश आले असल्यास संबंधित संस्था बंद करावी लागते.
ब) व्यवस्थापन समितीच्या सभा /संचालक मंडळाच्या सभा :
सभासदांच्या वतीने संस्थेचा कारभार पाहण्यासाठी व्यवस्थापन समिती निवडली जाते. सभासदांचे प्रतिनिधी म्हणून निवडून दिलेल्या समिती सदस्यांना संस्थेच्या दैनंदिन कारभाराबाबत व व्यवस्थापनात निर्णय घेण्याचे अधिकार असतात. परंतु हे निर्णय घेण्यासाठी समिती सदस्यांना एकत्र येऊन चर्चा व विचारविनिमय करणे आवश्यक असते. त्यासाठी समिती सभासदांना आपल्या सभा घेणे आवश्यक ठरते. समितीच्या सर्व सभासदांना या सभेला हजर असणे आवश्यक असते.व्यवस्थापन समितीच्या सभांचे प्रकार पुढीलप्रकारे आहेत .
१) व्यवस्थापन समिती /संचालक मंडळाची पहिली सभा : सहकारी संस्थेची नोंदणी झाल्यानंतर सभासदांच्या पहिल्या सर्वसाधारण सभेत व्यवस्थापन समितीची एका वर्षासाठी निवड केली जाते. व्यवस्थापन समितीची ही पहिली सभा होते तिला संचालक मंडळाची किंवा व्यवस्थापन समितीची पहिली सभा असे म्हणतात. (कलम ७३) तात्पुरत्या समितीचा कालावधी एक वर्षापेक्षा जास्त असू शकत नाही. पहिल्या संचालक मंडळाच्या सभेत जे विषय चर्चेस असतात ते सर्व नंतरच्या सभेत नसतात, कारण त्यांचे प्रयोजन शिल्लक राहिलेले नसते. निवडलेल्या समितीस जे अधिकार व कामे असतात तेच हंगामी कार्यकारी समितीलाही असतात.सहकारी संस्था अस्तित्वात आल्यानंतर होणारी सभा असल्याने, या सभेत सहकारी संस्थेचे रितसर कामकाज सुरू
होण्याच्या दृष्टीने खालील विषयावर कामकाज चालते.
व्यवस्थापन समितीच्या पहिल्या सभेचे कामकाज :१) अध्यक्षाची निवड करणे.
२) संस्थेच्या नावाने जिल्हा मध्यवर्ती सहकारी बँकेत खाते उघडणे व बँक खाते चालविण्याचे अधिकार देणे.
३) अधिमंडळाची सर्वसाधारण सभा संपेपर्यंत कामकाज चालविण्यासाठी पदाधिकाऱ्याची निवड करणे.
४) सभासदांच्या पहिल्या अधिमंडळाच्या सभेनंतर झालेल्या खर्चांस मंजुरी देणे.
५) सहकारी संस्थेची कर्जमर्यादा निश्चित करणे.
६) अंदाजपत्रकास मंजुरी देणे.
७) सहकारी संस्थेच्या कागदपत्रावर सह्या करण्याचे अधिकार देण्यावर निर्णय देणे.
८) संस्थेच्या कामकाजाची दिशा ठरविणे.
९) निबंधकाने मंजूर केलेल्या उपविधीस मान्यता देणे.
२) व्यवस्थापन समितीच्या सभा :
सहकारी संस्थेच्या व्यवस्थापन समितीच्या पहिल्या सभेनंतर या सभा होतात. सहकारी संस्थेच्या पोटनियमातील तरतुदीनुसार किमान तीन महिन्यांतून एकदा किंवा दर महिन्यास व्यवस्थापन समितीची सभा आयोजित केली पाहिजे. व्यवस्थापन समिती सदस्यांची कमाल संख्या एकवीसपेक्षा आधिक असणार नाही अशी अधिनियमात अट असते. संचालक मंडळाच्या सभेची नोटीस ७ दिवसांच्या पूर्वसूचनेने पाठविणे आवश्यक असते. या सभांतून संस्थेचे दैनंदिन कार्य व व्यवसायासंबंधीचे कामकाज चालविले जाते.
या सभांमध्ये पुढील कामकाज चालविले जाते. :
१) मागील सभेचे इतिवृत्त वाचून कायम करणे.
२) नवीन सभासदांचे प्रवेश अर्ज मंजूर करणे.
३) भाग हस्तांतर करणे.
४) लाभांश दराची शिफारस करणे.
५) कर्ज मागणी अर्जावर निर्णय देणे.
६) कर्ज वसुली करणे व थकबाकीदारांवर कारवाई करणे.
७) सेवक वर्गाची नेमणूक करणे, कामाचे वाटप, सेवकांची बढती किंवा बदली करणे.
८) सहकारी संस्थेकडे असलेल्या निधीची सुरक्षित गुंतवणूक करणे.
९) हिशेब पत्रके, वार्षिक अहवाल , ताळेबंद पत्रक व त्यापुढील वर्षाचे अंदाजपत्रक तयार करून वार्षिक अधिमंडळाच्या सभेपुढे मंजुरीसाठी ठेवणे.
१०) आवश्यकतेनुसार उपसमित्या तयार करणे.
११) हिशेब तपासनिसाकडून हिशेब तपासणी करणे.हिशेब दोष दुरुस्त अहवाल स्वीकारणे व कार्यवाही करणे.
३) उपसमित्यांच्या सभा :
सहकारी संस्थेचे आकारमान व संचालक मंडळातील सभासदांची संख्या ज्या वेळी जास्त असते, त्या वेळी निरनिराळ्या विषयांच्या किंवा कार्याचा स्वायत्तपणे विचार करून निर्णय घेण्यासाठी उपसमित्या नियुक्त केल्या जातात. व्यवस्थापन समिती सदस्यांपैकी काही सदस्यांची उपसमिती तयार केली जाते. उपसमितीत किमान तीन सभासद असतात. संचालक मंडळाचा अध्यक्ष हा उपसमितीचा अध्यक्ष असतो. अशा समितीत संबंधित विषयातील त‍ज्ज्ञ व्यक्तीची नियुक्ती करण्यात येते. व्यवस्थापन समितीकडून उपसमितीला अधिकार देण्यात येतात. उपसमितीला कार्यकारी समितीच्या नियंत्रणाखाली कामकाज करावे लागते. उपसमित्यांनी घेतलेल्या निर्णयांना कार्यकारी समितीची मान्यता असणे आवश्यक असते. उपसमित्यांच्या सभेबाबतच्या तरतुदी संस्थेच्या उपविधीत असतात. साधारणत: व्यवस्थापन समितीच्या सभेसारखीच कार्यपद्धती या उपसमित्यांच्या सभांची असते. संचालक मंडळाच्या सभेत उपसमित्यांच्या अहवालावर चर्चा होते. सामान्यत: उत्पादन वाढ, उत्पादन विक्री, मालमत्ता खरेदी, कर्मचारी प्रबंधन, कर्ज उभारणी, वित्तीय व्यवस्थापन, भाग हस्तांतर यांसारख्या विषयांसाठी उपसमित्या नेमल्या जातात. उपसमित्यांच्या सभांचे इतिवृत्त स्वतंत्र पुस्तकात नोंदविण्यात येते.
सहकारी संस्थेच्या सभेबाबतच्या कायदेशीर तरतुदी (The legal provision of co-operative societies
meetings) :
सभासदांची पहिली सर्वसाधारण मंडळ सभा व त्यापुढील सर्वसाधारण सभांबाबतच्या कायदेशीर तरतुदी महाराष्ट्र सहकारी संस्था कायदा १९६० व नियम १९६१ मध्येदिलेल्या असून त्या पुढीलप्रमाणे आहेत.
१) सभेची सूचना : सहकारी कायद्यातील तरतुदीनुसार सहकारी संस्थेच्या सभासदांची सभा बोलविण्याचा अधिकार कार्यकारी समितीस असतो. विशिष्ट परिस्थितीत या सभा बोलविण्याचा अधिकार सभासद किंवा सहकार निबंधकास प्राप्त होतो. अध्यक्षांच्या वतीने सचिव सभेची सूचना काढतो. सभासदांच्या सभेच्या सूचनेमध्ये सभेचे नाव, सभेचा दिनांक, वार, वेळ व स्थळ इत्यादींचा स्पष्ट उल्लेख असला पाहिजे. सभेची सूचना संस्थेकडे नोंदविलेल्या सभासदांच्या अधिकृत पत्त्यावर किमान १४ दिवस अगोदर लेखी स्वरूपात पाठविली पाहिजे. अधिमंडळाच्या विशेष सर्वसाधारण व व्यवस्थापन समितीच्या सभेची सूचना समितीतील सर्व सदस्यांना संस्थेच्या पोटनियमाच्या तरतुदीनुसार योग्य मुदतीत म्हणजेच ७ दिवस अगोदर पाठविली पाहिजे. व्यवस्थापन समितीच्या सभेच्या पूर्वसूचनेची मुदत सुद्धा पोटनियमात नमूद केलेली असते .
२) सभेची कार्यक्रमपत्रिका : सभेची कार्यक्रमपत्रिका म्हणजे सभेमध्ये पार पाडावयाच्या विषयांची क्रमवार यादी होय. सभेच्या सूचनेसोबत सभेची कार्यक्रमपत्रिका पाठविली पाहिजे. संस्थेच्या अध्यक्षांशी चर्चा करून सचिव कार्यक्रमपत्रिका तयार करतो. कार्यक्रमपत्रिकेवरून सभेत कोणकोणत्या विषयावर चर्चा होणार आहे याची सभासद व संचालकांना कल्पना येते.अध्यक्षांच्या पूर्व परवानगी शिवाय कार्यक्रमपत्रिकेत बदल करता येत नाही. सभासद व संचालक मंडळाच्या सभेचे कामकाज योग्य प्रकारे पार पाडण्यास कार्यक्रमपत्रिका उपयुक्त ठरते.
३) सभेची गणसंख्या : सभेचे कामकाज सुरू करण्यासाठी व सभा वैध(कायदेशीर) ठरविण्यासाठी सभेला आवश्यक असणारी सभासदांची किमान उपस्थिती म्हणजे गणसंख्या किंवा गणपूर्ती (quorum) होय. गणसंख्या सुरुवातीपासून
ते सभा संपेपर्यंत असावी लागते. किमान गणसंख्येचा उल्लेख उपविधीमध्ये केलेला असतो. गणपूर्ती अभावी सभा भरविल्यास त्या सभेमध्ये घेतलेले निर्णय संस्थेवर व सभासदांवर बंधनकारक असत नाही. शिवाय ती सभा वैध ठरत नाही.
सभासदांच्या सर्वसाधारण सभांसाठी एकूण सभासदांच्या १/५ किंवा २५ सभासद यांपैकी जी कमी असेल ती गणसंख्या असेल, तर व्यवस्थापन समितीच्या सभेसाठी एकूण सदस्य संख्येच्या १/३ किंवा ५ यांपैकी जी कमी संख्या असेल ती गणसंख्या असते.
सभेचे कामकाज सुरू करण्यापूर्वी अध्यक्षाने पुरेशी गणसंख्या आहे की नाही हे पाहणे आवश्यक असते. सभेसाठी पुरेशी गणसंख्या नसल्यास सभा तहकूब केली जाते.३० मिनिटे किंवा पोटनियमात दर्शविलेल्या वेळेपर्यंत वाट पाहण्यात येते.तहकूब झालेल्या सभेसाठी गणसंख्येची आवश्यकता नसते. तहकूब झालेली सभा केव्हा घ्यावी याबाबत संस्थेच्या
पोटनियमात तरतूद असते.
४) सभेचा अध्यक्ष : सहकारी कायद्यानुसार सहकारी संस्थेच्या होणाऱ्या प्रत्येक सभेला सभापती किंवा अध्यक्ष असावा लागतो.सभेचा अध्यक्ष म्हणजे सभेचे नियमन व नियंत्रण करण्यासाठी निवडलेली व्यक्ती होय. सहकार कायद्यानुसार पात्र व्यक्ती सभेचा अध्यक्ष निवडला जातो. सहकारी संस्थेचे अध्यक्ष हे सर्वसाधारण सभेचे व व्यवस्थापन समितीच्या सभेचे अध्यक्ष असतात. अध्यक्षांच्या अनुपस्थितीत सहकारी संस्थेचे उपाध्यक्ष सभेचे अध्यक्षपद स्वीकारतात. दोघेही अनुपस्थित राहिल्यास उपस्थित संचालक मंडळातील ज्येष्ठ व्यक्तीची अध्यक्ष म्हणून निवड केली जाते व त्यांच्या अध्यक्षतेखाली सभेचे कामकाज चालते. सभा रितसर चालविण्याचे सर्वनियम पाळले जात आहे की नाही हे पाहण्याची जबाबदारी सभाध्यक्षावर असते. सभेचा अध्यक्ष हा विनयशील, नम्र, कायद्याचे ज्ञान, सुस्वभावी व समतोल वृत्ती इ.
गुणसंपन्न असणारी व्यक्ती असावी.
५) मतदानाच्या पद्धती : सहकारी संस्थांच्या सभासदांच्या सभांमध्ये कार्यक्रमपत्रिकेवरील विषयांवर उपस्थित सदस्यांचे मतदान घेऊन निर्णय घेतले जातात. सहकारी संस्थेच्या कायद्यातील कलम २७ उपकलम (१) नुसार सभासदाने कितीही भागधारण केलेले असले, तरीही त्याला एकापेक्षा जास्त मतांचा अधिकार नसतो.सभेचा कल अजमावण्यासाठी प्रस्तावावर मतदान घेतले जाते. सहकारी संस्थांमध्ये प्रस्तावावर निर्णय घेण्यासाठी पुढील तीन मतदानाच्या पद्धतीपैकी एका पद्धतीचा वापर केला जातो. सभासदांच्या सभेमध्ये हात वर करून मतदान पद्धती स्वीकारली जाते.सभासदांनी मागणी केल्यास अध्यक्ष गुप्त मतदान पद्धतीचा वापर करू शकतात. या दोन पद्धतींशिवाय पोटनियमामध्ये तरतूद केल्यास आवाजी मतदान पद्धतीचा अवलंब केला जातो .
६) सभा तहकूब करणेकिंवा पुढे ढकलणे : सहकारी संस्थेच्या सभेसाठी गणसंख्या आवश्यक असते.सभेस आवश्यक ती गणसंख्या नसेल तर ती सभा तहकूब केली जाते.अशी तहकूब केलेली सभा त्याच दिवशी त्याच ठिकाणी आणि ठरलेल्या कार्यक्रमपत्रिकेप्रमाणे अर्ध्या तासानंतर घेतली जाते. त्यानंतरही आवश्यक ती गणसंख्या नसेल तर सभा तहकूब न होता कार्यान्वित केली जाते.सभेचे कामकाज अपेक्षित वेळेपेक्षा जास्त वेळ लांबले किंवा कार्यक्रमपत्रिकेतील सर्व विषय अपेक्षित वेळेत संपले नाहीत तर अध्यक्ष सभागृहाच्या संमतीने सभा तहकूब करू शकतात. त्यासाठी सभा पुढील निश्चित किंवा अनिश्चित कालावधीसाठी पुढे ढकलली जाते. ही सभा कोणत्याही परिस्थितीत सभेच्या तारखेपासून ३० दिवसांच्या आत घ्यावीच लागते.मूळ सभेची कार्यक्रमपत्रिकाच या सभेसाठी ग्राह्य धरली जाते.
७) प्रस्ताव : ‘प्रस्ताव म्हणजे सभेपुढे विचारार्थ व निर्णयासाठी विधानांच्या स्वरूपात ठेवलेला विषय होय.’ सभाध्यक्ष कार्यक्रम पत्रिकेतील क्रमानुसार प्रत्येक विषय प्रस्ताव स्वरूपात सभेपुढे ठेवतात.उपस्थित सभासद प्रस्तावावर चर्चा करतात. पुरेशी चर्चा झाल्यानंतर मतदान घेण्यात येते. सभेने प्रस्ताव मंजूर केल्यास तो ठराव म्हणून ओळखला मजातो.प्रस्ताव मांडणाऱ्या व्यक्तीस सूचक असे म्हणतात व प्रस्तावाला अनुमोदन देणाऱ्या व्यक्तीस अनुमोदक असे म्हणतात. प्रस्तावावर सूचकाची सही असावी लागते. प्रस्ताव हा लेखी स्वरूपात असावा व तो होकारात्मक असावा.प्रस्तावामध्ये अनेक दुरुस्त्या सुचविता येतात किंवा तो मतदानापूर्वी मागेही घेता येतो. प्रस्ताव हा सभेच्या सूचनेच्या कक्षेत व कार्यक्रमपत्रिकेतील विषयासंबंधी असला पाहिजे. प्रस्ताव हा एकदा सूचित व अनुमोदित झाल्यानंतर तो सभेची मालमत्ता बनते.प्रत्येक सभासदाला प्रस्तावावर एकदाच बोलता येईल पण सूचकाला प्रस्ताव मांडताना आणि सर्वांत शेवटी मतदान होण्यापूर्वीही एकूण दोन वेळा बोलता येते.
८) ठराव : ‘सभेने अंतिमरित्या मंजूर केलेला प्रस्ताव म्हणजे ठराव होय.’ सभेने संमत केलेला विषय ठरावाच्या स्वरूपात घेतला जातो. ठराव हा प्रस्तावाचा शेवट असतो. ठराव संस्थेवर बंधनकारक असतो. ठरावावर चर्चा व बदलही करता येत नाही. ठरावाचे दोन प्रकार आहेत. १) साधा ठराव २) निबंधकाकडे मंजुरीसाठी सादर करायचे विशेष ठराव.
सहकारी संस्थेला पोटनियमामध्येदुरुस्ती करण्यासाठी किंवा धोरणात्मक निर्णय घेण्यासाठी विशेष ठराव मंजुर केले जातात व हे ठराव निबंधकाकडे मान्यतेसाठी सादर करावे लागतात. निबंधकाच्या मंजुरीनंतरच त्या सहकारी संस्थेच्या ठरावाची अंमलबजावणी करावी लागते. ठराव हा सभेचा निर्णय असतो. एकदा झालेला ठराव हा मागे घेता येत नाही. सभेतील ठराव हा इतिवृत्ताचा भाग बनतो .
९) निर्णायक मताधिकार : सभेमध्ये एखाद्या प्रस्तावावर समसमान मते पडल्यास सभेच्या अध्यक्षांना आपले निर्णायक मत देण्याचा अधिकार असतो. एखादा प्रश्न अनिर्णित राहू नये, तसेच संस्थेच्या हिताचे निर्णय व्हावेत असा प्रयत्न
अध्यक्ष करतो.अशी तरतूद नसेल तर अनेक महत्त्वाच्या परंतु विवाद्य बाबी अनिर्णित राहण्याचा धोका संभवतो.म्हणूनच कलम २७ उपकलम (१)नुसार अध्यक्षांना निर्णायक मत देण्याचा अधिकार देण्यात आला आहे. अध्यक्षाला संस्थेचा सभासद या नात्याने प्रस्तावावर एक मत देता येते.मात्र प्रस्तावावर समसमान मते पडल्यास एक जादा मत देता येते ज्याला निर्णायक मत असे म्हणतात. अध्यक्षाला अशा प्रकारे दोन मते देण्याचा अधिकार असतो .
१०) सभेचे इतिवृत्त /सभावृतांत : सभेत झालेले कामकाज, संमत झालेले ठराव व घेण्यात आलेले निर्णय यांची अधिकृत लेखी नोंद म्हणजे सभेचे इतिवृत्त होय. इतिवृताला सभावृत्तांत किंवा सभेचे टिपणअसेही म्हणतात. कोणत्याही सभेचे इतिवृत्त हे सभेत झालेल्या कामाचा व घेतलेल्या निर्णयाचा स्पष्ट अधिकृत आणि विश्वसनीय लेखी पुरावा असतो.
सहकार कायद्यानुसार सचिवाला सभासदांच्या सभा व व्यवस्थापन समितीच्या सभांसाठी दोन स्वतंत्र इतिवृत्त वह्या ठेवाव्या लागतात. इतिवृत्तातील नोंदीचा धोरणे ठरविण्यासाठी उपयोग होतो.सभेतील निर्णयाची व कामकाजाची खरी, स्पष्ट व निसंदिग्ध नोंद इतिवृत्तात केली पाहिजे. सभेच्या कार्यक्रमपत्रिकेवर इतिवृत्त कायम करणे हा विषय पहिल्या क्रमांकावर असतो. सभेमध्ये मागील सभेचे इतिवृत्त वाचण्यात येते. सचिवाला सभांना हजर राहून सभेची उपस्थिती, सभेत होणारे कामकाज, संमत झालेले ठराव इत्यादींची नोंद करावी लागते. सभेने घेतलेले निर्णय कायदेशीरदृष्ट्या संस्थेवर बंधनकारक असतात. इतिवृत्तातील मजकूर सभासदांना व संचालकांना पाहण्यासाठी खुला ठेवावा लागतो. इतिवृत्त कायम केल्याबद्द्ल इतिवृत्ताच्या शेवटी अध्यक्ष व सचिवाच्या सह्याअसतात.सभा संपल्यापासून ३० दिवसांच्या आत सचिवाला इतिवृत्त लिहावे लागते. सभासदांनी मागणी केल्यास इतिवृत्ताची प्रत देणे बंधनकारक असते.
सभेला हजर न राहू शकणाऱ्या सभासदांना सभेतील कामकाजाची माहिती इतिवृत्तामुळे मिळते. मागील कोणत्याही सभेचे इतिवृत्त मागण्याचा सभासदाला अधिकार असतो. इतिवृत्ताचे दोन प्रकार पडतात. १) वर्णनात्मक इतिवृत्त २) ठरावात्मक इतिवृत्त. दोन्हीपैकी कोणत्याही एका पद्धतीने इतिवृत्त लिहिले जाते. इतिवृत्त हे संक्षिप्त आणि अचूक लिहिले पाहिजे.
थोडक्यात,सहकारी संस्थेच्या निरनिराळ्या सभा सहकारी कायदा, नियम व उपविधीच्या आधीन राहून नियमानुसार पार पाडाव्या लागतात